Reisekosten

Problemstellung:

Durch die Mitarbeiter wurde ein Excel-Formular für die Reisekostenabrechnung ausgefüllt, ausgedruckt und mit den Belegen an die Zentrale gesandt. Dort wurden die Unterlagen geprüft, gebucht und bezahlt. Die Buchung erfolgte auf unterschiedliche Konten mit dem jeweiligen Steuersatz. Eine Portallösung war nicht möglich.

Lösung:

Es wurde ein neues Excel-Formular entwickelt, in dem eine Belegart, der Steuersatz und die Zahlungsart für den Beleg mit eingetragen werden. Der Mitarbeiter druckt nur das Deckblatt mit den zusammengefassten Werten aus und sendet es unterschrieben mit den Belegen an die Zentrale. Zusätzlich schickt er das Excel-Formular per Mail an die Zentrale. In der Zentrale wird nach Prüfung der Belege die Excel-Tabelle in einem speziellen Ordner auf dem Server abgespeichert. Alle in diesem Ordner stehenden Excel-Tabellen werden automatisiert in Microsoft-Navision verbucht.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Einsparung von 50% der Bearbeitungszeit – 1 MT/mtl.