Store-Manager

Problemstellung:

Es gab viele Microsoft-Excel-Tabellen in denen die unterschiedlichsten Informationen zu den Filialen verwaltet wurden. Die Filialliste, die Liste mit den Mitverträgen, die Liste mit den Telefonverträgen, die Liste mit den Reinigungsverträgen und noch viele mehr.

Lösung:

Erstellung der Anwendung Store-Manager. Als Frontend wurde Microsoft-Access verwendet, im Hintergrund wurden die Daten in einer MySQL-Datenbank gespeichert.  Umgesetzt bzw. vorbereitet waren folgende Funktionen:

  • Rechteverwaltung (Benutzer, Benutzergruppen)
  • Filialinformationen (Adresse, Filialleiter, Kostenstellen, Filialkette)
  • Mitarbeiterkapazitäten (in Vorbereitung)
  • Versand Bankkarte
  • Kommissionslisten
  • Vertragsverwaltung (in Vorbereitung)

Je nach Information war diese mit einer Gültigkeit (von-bis) versehen damit auch der Zugriff auf historische Daten vorhanden ist bzw. schon bekannte Daten für die Zukunft erfasst werden können.

Im Rahmen der Verlegung der Verwaltung wurde 2017 die Weiterentwicklung eingestellt.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Alle Informationen an einem Platz. Der Versand der Bankkarten sowie der Kommissionslisten wurde erheblich vereinfacht.

 

 

Verschmelzung Hörgeräte Lorsbach GmbH

Problemstellung:

Als Buchhaltungsystem für die Hörgeräte Lorsbach Köln GmbH und die Vitakustik GmbH wurde Microsoft Navision eingesetzt. Für die beiden Unternehmen gab es unterschiedliche Mandanten die zusammengeführt werden mussten.

Eine Verschmelzung erfolgt i.d.R. immer rückwirkend, da für die Eintragung im Handelsregister eine Bilanz des zu übernehmenden Unternehmen vorgelegt werden muss. Dies kann u.U. mehrere Monate dauern.

  • Es sollten nicht alle Buchungen nachgebucht werden, besonders die schon ausgeglichenen offenen Posten
  • Inter-Company-Themen müssen berücksichtigt werden (Forderungen, Verbindlichkeiten, Beteiligungen, Kapital)
  • Die Kostenstellenauswertung musste auch rückwirkend im verschmolzenen Mandanten aufrufbar sein
  • Es durften keine Duplikate entstehen (Anlagebuchhaltung)
  • Das Mahnwesen musste weiter funktionieren (Übernahme Mahnstufen der OP’s)
  • Gleich Kreditoren mussten richtig zugeordnet werden obwohl sie unterschiedliche Kreditorennummern hatten
  • Durch die Datenübernahme sollte es keine Beeinträchtigung der operativen Tätigkeiten im Rechnungswesen geben

Lösung:

Mit einer Microsoft-Access-Anwendung wurde eine Lösung zur Verdichtung der Daten (90 %) geschaffen. Dabei wurden auch alle Inter-Company-Themen sowie auch die Änderung von Kontonummern vorgenommen. Die Verschmelzung in der Buchhaltung konnte innerhalb von einem Wochenende durchgeführt werden. Für die Realisierung war kein externer Berater notwendig.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Es musste kein Projekt mit einem externen Dienstleister aufgesetzt werden. Die Verschmelzung konnte innerhalb eines Wochenendes abgeschlossen werden und eine Beeinträchtigung des operativen Prozesse im Rechnungswesen wurden vermieden.

 

 

Passive Rechnungsabgrenzung Vitakustik

Problemstellung:

Für die Ermittlung der passiven Rechnungsabgrenzung wurden mehrere Microsoft-Excel-Tabellen geführt. Monatlich mussten die Formeln angepasst und die Buchungen für die Zuführung bzw. den Verbrauch manuell im Buchhaltungsprogramm erfasst werden. Bei ca. 60 Filialen entstanden 360 Buchungen die am 1. Arbeitstag für das Umsatzreporting durchgeführt werden mussten.

Lösung:

Die Microsoft-Excel-Tabellen wurden derart umgestaltet, dass monatlich keine Formeln geändert werden mussten. Zusätzlich wurde eine Funktion eingebaut, die eine Übergabe der Buchungen an Microsoft Navision ermöglicht hat.

 Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Zeitersparnis von 80% der Bearbeitungszeit – 6 Std. mtl., Erfassungsfehler mit dem daraus resultierenden Suchaufwand werden vermieden. Bei 180 Filialen wäre der Fast Close für das Umsatzreporting am 1. Arbeitstag nicht mehr möglich gewesen.

Versand Bankkarten

Problemstellung:

Viele Filialen haben auch viele Bankkarten da regelmäßig das Geld auf die Bank gebracht werden muss. Bisher wurden die Bankkarten je Bank in verschiedenen Excel-Listen verwaltet. Für den Versand an die Filialen musste in einen Brief manuell die Adresse sowie die Daten der Bankkarte eingetragen werden.

Lösung:

Diese Funktion wurde in den Store-Manager eingebaut. Es musste dann nur noch die neue Bankkarte bei der Filiale hinterlegt werden. Durch Knopfdruck wurde in Word ein entsprechendes Versanddokument mittels einer Vorlage erstellt und ausgedruckt werden.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

 Vorteil:

Reduzierung des Zeitlichen Aufwandes von 10 Minuten auf 2 Minuten je Schreiben

Kassenbestand

Problemstellung:

Die Filialen waren angehalten, dass ihr Kassenbestand eine bestimmte Höhe nicht überschreiten soll. Wöchentlich wurden die Bestände überprüft und bei einer Überschreitung wurden die entsprechenden Filialen per eMail dazu aufgefordert wieder zur Bank zu gehen.

Lösung:

Mit einer Access-Anwendung (Store-Manger) wurden die Kassenbestände aus dem Microsoft Navision eingelesen. Sofern der Höchstbestand überschritten wurde erfolgte ein automatisierter Hinweis an die Filiale per eMail.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Reduzierung des zeitlichen Aufwandes von 1 Stunde pro Woche auf 5 Minuten pro Woche

Kommissionslisten

Problemstellung:

Die meisten Lieferanten haben die Ware als Kommissionsware geliefert. Nach einer bestimmten Frist musste die Ware bezahlt werden, wenn diese nicht zurückgesendet wurde. Die ERP-Software hat eine Liste der zur Rücksendung fälligen Ware zur Verfügung gestellt. Diese Liste konnte als Gesamtliste oder einzeln pro Filiale aus dem ERP-System abgerufen werden. Die Zerlegung der Gesamtliste in einzelne Dateien bzw. der Abruf je Filiale waren sehr zeitaufwendig (1 MT/mtl. bei 60 Filialen).

Lösung:

Mit einer Microsoft-Access-Anwendung (Store-Manager) wurde die Gesamtauswertung aus dem Amparex-ERP-System in einzelne Dateien aufgeteilt und automatisiert per Mail mittels Microsoft-Outlook an die Filialen versendet.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Der Aufwand von 1 MT/mtl. wurde auf 10 Min./mtl. reduziert

Reisekosten

Problemstellung:

Durch die Mitarbeiter wurde ein Excel-Formular für die Reisekostenabrechnung ausgefüllt, ausgedruckt und mit den Belegen an die Zentrale gesandt. Dort wurden die Unterlagen geprüft, gebucht und bezahlt. Die Buchung erfolgte auf unterschiedliche Konten mit dem jeweiligen Steuersatz. Eine Portallösung war nicht möglich.

Lösung:

Es wurde ein neues Excel-Formular entwickelt, in dem eine Belegart, der Steuersatz und die Zahlungsart für den Beleg mit eingetragen werden. Der Mitarbeiter druckt nur das Deckblatt mit den zusammengefassten Werten aus und sendet es unterschrieben mit den Belegen an die Zentrale. Zusätzlich schickt er das Excel-Formular per Mail an die Zentrale. In der Zentrale wird nach Prüfung der Belege die Excel-Tabelle in einem speziellen Ordner auf dem Server abgespeichert. Alle in diesem Ordner stehenden Excel-Tabellen werden automatisiert in Microsoft-Navision verbucht.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Einsparung von 50% der Bearbeitungszeit – 1 MT/mtl.