Einführung s+p Mitarbeiterportal

Problemstellung:

Die Abrechnungen aus der s+p Personalwirtschaft (Sage HR) sowie aus den Modulen s+p Zeitwirtschaft sowie s+p Reisekosten musste ausgedruckt und versandt bzw. übergeben werden. Ferner konnten Mitarbeiter vergessene Buchungen in der s+p Zeitwirtschaft nicht selbst nachtragen.

Lösung:

Einführung des Moduls s+p Mitarbeiterportal.

Aufgabe:

Konzeption, Realisierung

Vorteil:

Sämtliche Abrechnungen konnten durch die Mitarbeiter eingesehen und bei Bedarf ausgedruckt werden. Zusätzlich konnten die Reisekostenabrechnungen direkt erfasst werden. In der Personalabrechnung mussten die Daten nur noch geprüft werden und wurden nach Freigabe mit der Gehaltsabrechnung ausbezahlt.

Einführung s+p Zeitwirtschaft

Problemstellung:

Bei der VR-Marketing GmbH war nur am Standort München ein Zeiterfassungssystem vorhanden. Dieses wurde bei Gründung der VR-Marketing GmbH vom Bayer. Raiffeisen- und Volksbanken Verlag GmbH übernommen. Am Standort Wiesbaden wurde die Zeiten mittels Microsoft-Excel-Tabellen erfasst. Durch die manuelle Erfassung in Microsoft-Excel gab es oft Abweichungen mit Krankheits- und Urlaubstagen. Eine kurzfristige Auswertung der Zeitguthaben war nicht gegeben.

Lösung:

Einführung des Moduls s+p Zeitwirtschaft aus der s+p Personalwirtschaft (Sage HR)
und Installation von netzwerkfähigen Erfassungsterminals an beiden Standorten.

Aufgabe:

Konzeption, Realisierung

Vorteil:

Durch die Fehlzeitenverwaltung in der s+p Personalwirtschaft (Sage HR) wurden Krankheits- und Urlaubstage auch in der s+p Zeitwirtschaft berücksichtigt. Auswertung über den aktuellen Stand der Zeitguthaben war jederzeit möglich.

 

Einführung s+p Reisekosten

Problemstellung:

Die Reisekostenabrechnungen wurden über Microsoft Excel erstellt, ausgedruckt und zusammen mit den Belegen an die Personalabrechnung übergeben. Hier mussten die Abrechnungen geprüft, nachgerechnet und manuell verbucht und bezahlt werden.

Lösung:

Einführung des Moduls s+p Reisekosten aus der s+p Personalwirtschaft (Sage HR).

Aufgabe:

Konzeption, Realisierung

Vorteil:

Nach der Erfassung der Abrechnungsdaten bei der die Daten vom System geprüft wurden erfolgte die Auszahlung mit der nächsten Gehaltsabrechnung. Reisekostenvorschüsse müssen nicht mehr manuell verwaltet werden.

Inventur

Problemstellung:

Die Bayer. Raiffeisen- und Volksbanken-Verlag GmbH hatte ständig ca. 8.000 Artikel im Kommissionier- und Hochlager. Insgesamt wurden über 10.000 Lagerplätze verwaltet. Für die komplette Inventur mussten ca. 40 Mitarbeiter für 4 Tage eingesetzt werden. Die Inventurzettel wurden manuell ausgefüllt, die zuständige Fachabteilung wurde manuell aus dem IT-System abgefragt. Danach wurden durch die Fachabteilung die Inventurzettel sortiert und die Mengen in eine Liste eingetragen. Zum Schluss erfolgte die Erfassung der gezählten Mengen in der Warenwirtschaft. Während der Inventur konnten keine Bestellungen erfasst oder Aufträge ausgeliefert werden.

Lösung:

Es wurden kontinuierlich die Abläufe in der Inventur verbessert. Durch den Vordruck der Inventurzettel (Lagerplatz, Artikelnummer, Bezeichnung) über die Abschaffung der manuellen Erstellung der Inventurlisten bis hin zur Vollständigkeitskontrolle, dass alle Inventurzettel erfasst sind wurden die notwendigen Zeiten für die Inventur ständig verkürzt.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Die Zeit für die Inventur wurde im Laufe der Jahre von 4 Tagen auf 1,5 Tage verkürzt.

 

Ablage Kreditoren

Problemstellung:

Nach der Freigabe der Rechnungen wurden diese im Buchhaltungsprogramm gebucht und im Zahlungsorder A-Z abgelegt. Beim Zahlungslauf wurden die Belege nach der Kreditorennummer benötigt. Nach der Durchführung der Zahlung wurden die Belege in den Kreditorenordnern wiederum nach A-Z abgelegt.

Lösung:

Die Rechnungen wurden nach der Buchung im Zahlungsordner nach der Kreditorennummer abgelegt. Die Belege mussten somit nur noch einmal sortiert werden. Für die Ablage nach der Zahlung wurde auch noch eine Vereinfachung eingeführt.

Aufgabe:

Konzeption und viel Überzeugungsarbeit bei den Mitarbeitern

Vorteil:

Einsparung von 66 % der Sortierzeiten und eine sehr einfache Endablage.

 

Passive Rechnungsabgrenzung Vitakustik

Problemstellung:

Für die Ermittlung der passiven Rechnungsabgrenzung wurden mehrere Microsoft-Excel-Tabellen geführt. Monatlich mussten die Formeln angepasst und die Buchungen für die Zuführung bzw. den Verbrauch manuell im Buchhaltungsprogramm erfasst werden. Bei ca. 60 Filialen entstanden 360 Buchungen die am 1. Arbeitstag für das Umsatzreporting durchgeführt werden mussten.

Lösung:

Die Microsoft-Excel-Tabellen wurden derart umgestaltet, dass monatlich keine Formeln geändert werden mussten. Zusätzlich wurde eine Funktion eingebaut, die eine Übergabe der Buchungen an Microsoft Navision ermöglicht hat.

 Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Zeitersparnis von 80% der Bearbeitungszeit – 6 Std. mtl., Erfassungsfehler mit dem daraus resultierenden Suchaufwand werden vermieden. Bei 180 Filialen wäre der Fast Close für das Umsatzreporting am 1. Arbeitstag nicht mehr möglich gewesen.

Kassenbestand

Problemstellung:

Die Filialen waren angehalten, dass ihr Kassenbestand eine bestimmte Höhe nicht überschreiten soll. Wöchentlich wurden die Bestände überprüft und bei einer Überschreitung wurden die entsprechenden Filialen per eMail dazu aufgefordert wieder zur Bank zu gehen.

Lösung:

Mit einer Access-Anwendung (Store-Manger) wurden die Kassenbestände aus dem Microsoft Navision eingelesen. Sofern der Höchstbestand überschritten wurde erfolgte ein automatisierter Hinweis an die Filiale per eMail.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Reduzierung des zeitlichen Aufwandes von 1 Stunde pro Woche auf 5 Minuten pro Woche

Kommissionslisten

Problemstellung:

Die meisten Lieferanten haben die Ware als Kommissionsware geliefert. Nach einer bestimmten Frist musste die Ware bezahlt werden, wenn diese nicht zurückgesendet wurde. Die ERP-Software hat eine Liste der zur Rücksendung fälligen Ware zur Verfügung gestellt. Diese Liste konnte als Gesamtliste oder einzeln pro Filiale aus dem ERP-System abgerufen werden. Die Zerlegung der Gesamtliste in einzelne Dateien bzw. der Abruf je Filiale waren sehr zeitaufwendig (1 MT/mtl. bei 60 Filialen).

Lösung:

Mit einer Microsoft-Access-Anwendung (Store-Manager) wurde die Gesamtauswertung aus dem Amparex-ERP-System in einzelne Dateien aufgeteilt und automatisiert per Mail mittels Microsoft-Outlook an die Filialen versendet.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Der Aufwand von 1 MT/mtl. wurde auf 10 Min./mtl. reduziert

Rechnungsprüfung

Problemstellung:

Im ERP-System können Rechnungen für die Rechnungsprüfung eingelesen werden. Die Lieferanten verkaufen nun auch Pakete mit 10 Geräten zum Sonderpreis, die in der gelieferten CSV-Datei für die Rechnungsprüfung in einer Zeile ausgegeben werden. Das ERP-System kann aber nur eine Seriennummer je Zeile verarbeiten. Die Mitarbeiterin musste die CSV-Datei manuell anpassen und war damit 4 MT im Monat beschäftigt. Weder die Lieferanten noch der Hersteller der ERP-Software wollten kurzfristig das Problem lösen.

Lösung:

Es wurde eine Excel-Anwendung erstellt, die die Daten einliest, die Zeilen für Pakete in Einzelzeilen umwandelt und den Paketpreis auf die einzelnen Positionen verteilt hat.

Aufgabe:

Konzeption und Realiserung

Vorteil:

Zeitersparnis von  100% der Bearbeitungszeit – 4 MT mtl.

Reisekosten

Problemstellung:

Durch die Mitarbeiter wurde ein Excel-Formular für die Reisekostenabrechnung ausgefüllt, ausgedruckt und mit den Belegen an die Zentrale gesandt. Dort wurden die Unterlagen geprüft, gebucht und bezahlt. Die Buchung erfolgte auf unterschiedliche Konten mit dem jeweiligen Steuersatz. Eine Portallösung war nicht möglich.

Lösung:

Es wurde ein neues Excel-Formular entwickelt, in dem eine Belegart, der Steuersatz und die Zahlungsart für den Beleg mit eingetragen werden. Der Mitarbeiter druckt nur das Deckblatt mit den zusammengefassten Werten aus und sendet es unterschrieben mit den Belegen an die Zentrale. Zusätzlich schickt er das Excel-Formular per Mail an die Zentrale. In der Zentrale wird nach Prüfung der Belege die Excel-Tabelle in einem speziellen Ordner auf dem Server abgespeichert. Alle in diesem Ordner stehenden Excel-Tabellen werden automatisiert in Microsoft-Navision verbucht.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Einsparung von 50% der Bearbeitungszeit – 1 MT/mtl.