Inventur

Problemstellung:

Die Bayer. Raiffeisen- und Volksbanken-Verlag GmbH hatte ständig ca. 8.000 Artikel im Kommissionier- und Hochlager. Insgesamt wurden über 10.000 Lagerplätze verwaltet. Für die komplette Inventur mussten ca. 40 Mitarbeiter für 4 Tage eingesetzt werden. Die Inventurzettel wurden manuell ausgefüllt, die zuständige Fachabteilung wurde manuell aus dem IT-System abgefragt. Danach wurden durch die Fachabteilung die Inventurzettel sortiert und die Mengen in eine Liste eingetragen. Zum Schluss erfolgte die Erfassung der gezählten Mengen in der Warenwirtschaft. Während der Inventur konnten keine Bestellungen erfasst oder Aufträge ausgeliefert werden.

Lösung:

Es wurden kontinuierlich die Abläufe in der Inventur verbessert. Durch den Vordruck der Inventurzettel (Lagerplatz, Artikelnummer, Bezeichnung) über die Abschaffung der manuellen Erstellung der Inventurlisten bis hin zur Vollständigkeitskontrolle, dass alle Inventurzettel erfasst sind wurden die notwendigen Zeiten für die Inventur ständig verkürzt.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Die Zeit für die Inventur wurde im Laufe der Jahre von 4 Tagen auf 1,5 Tage verkürzt.

 

Kommissionslisten

Problemstellung:

Die meisten Lieferanten haben die Ware als Kommissionsware geliefert. Nach einer bestimmten Frist musste die Ware bezahlt werden, wenn diese nicht zurückgesendet wurde. Die ERP-Software hat eine Liste der zur Rücksendung fälligen Ware zur Verfügung gestellt. Diese Liste konnte als Gesamtliste oder einzeln pro Filiale aus dem ERP-System abgerufen werden. Die Zerlegung der Gesamtliste in einzelne Dateien bzw. der Abruf je Filiale waren sehr zeitaufwendig (1 MT/mtl. bei 60 Filialen).

Lösung:

Mit einer Microsoft-Access-Anwendung (Store-Manager) wurde die Gesamtauswertung aus dem Amparex-ERP-System in einzelne Dateien aufgeteilt und automatisiert per Mail mittels Microsoft-Outlook an die Filialen versendet.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Der Aufwand von 1 MT/mtl. wurde auf 10 Min./mtl. reduziert

Rechnungsprüfung

Problemstellung:

Im ERP-System können Rechnungen für die Rechnungsprüfung eingelesen werden. Die Lieferanten verkaufen nun auch Pakete mit 10 Geräten zum Sonderpreis, die in der gelieferten CSV-Datei für die Rechnungsprüfung in einer Zeile ausgegeben werden. Das ERP-System kann aber nur eine Seriennummer je Zeile verarbeiten. Die Mitarbeiterin musste die CSV-Datei manuell anpassen und war damit 4 MT im Monat beschäftigt. Weder die Lieferanten noch der Hersteller der ERP-Software wollten kurzfristig das Problem lösen.

Lösung:

Es wurde eine Excel-Anwendung erstellt, die die Daten einliest, die Zeilen für Pakete in Einzelzeilen umwandelt und den Paketpreis auf die einzelnen Positionen verteilt hat.

Aufgabe:

Konzeption und Realiserung

Vorteil:

Zeitersparnis von  100% der Bearbeitungszeit – 4 MT mtl.