Systemwechsel Navision->JD Edwards Vitakustik

Problemstellung:

Die neue Zentrale in Dortmund verwendet im Rechnungswesen Oracle JD Edwards. Die Umstellung sollte rückwirkend für das gesamte Geschäftsjahr erfolgen.

Lösung:

Export der Daten aus Microsoft-Navision-ERP und Verdichtung der Buchungen nach Konto und Kostenstelle mit Microsoft-Access. Ferner wurden die Daten auf den neuen Kontenplan bzw. die neuen Kostenstellen umgesetzt. Für die Übergabe des Anlagevermögens wurde eine Import-Datei aufbereitet. Die bestehenden Lösungen für die Passive Rechnungsabgrenzung wurden mit einer Exportfunktion für Oracle JD Edwards versehen.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

 

Store-Manager

Problemstellung:

Es gab viele Microsoft-Excel-Tabellen in denen die unterschiedlichsten Informationen zu den Filialen verwaltet wurden. Die Filialliste, die Liste mit den Mitverträgen, die Liste mit den Telefonverträgen, die Liste mit den Reinigungsverträgen und noch viele mehr.

Lösung:

Erstellung der Anwendung Store-Manager. Als Frontend wurde Microsoft-Access verwendet, im Hintergrund wurden die Daten in einer MySQL-Datenbank gespeichert.  Umgesetzt bzw. vorbereitet waren folgende Funktionen:

  • Rechteverwaltung (Benutzer, Benutzergruppen)
  • Filialinformationen (Adresse, Filialleiter, Kostenstellen, Filialkette)
  • Mitarbeiterkapazitäten (in Vorbereitung)
  • Versand Bankkarte
  • Kommissionslisten
  • Vertragsverwaltung (in Vorbereitung)

Je nach Information war diese mit einer Gültigkeit (von-bis) versehen damit auch der Zugriff auf historische Daten vorhanden ist bzw. schon bekannte Daten für die Zukunft erfasst werden können.

Im Rahmen der Verlegung der Verwaltung wurde 2017 die Weiterentwicklung eingestellt.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Alle Informationen an einem Platz. Der Versand der Bankkarten sowie der Kommissionslisten wurde erheblich vereinfacht.

 

 

Systemwechsel Addision->Navision

Problemstellung:

Zur Harmonisierung innerhalb der Ungernehmensgruppe wurde beschlossen, bei der Lindacher Akustik GmbH das vorhandene Buchhaltungssystem Addisson durch Microsoft Navision abzulösen.

Lösung:

Es wurde ein Projekt für die Umstellung von Addisson auf Microsoft Navision  aufgesetzt. Ein externer Dienstleister wurde mit der Basiseinrichtung, der Grundschulung für die Mitarbeiter und dem Datenimport beauftragt.

Aufgabe:

Unterstützung bei der Vorbereitung der Importdateien, Übernahme der Bilanzdaten und des Anlagevermögens, Sicherstellung der Schnittstellenkonfiguration zwischen Amparex und Microsoft Navision sowie Unterstützung bei Anwendungsproblemen. Zusätzlich mussten für Addisson erstellte Tools zur Prozessoptimierung mit einer Schnittstelle für Microsoft Navision ausgestattet werden.

Vorteil:

Mit der Einführung von Microsoft Navision wurde auch der Unternehmenskontenrahmen eingeführt. Zusätzlich konnten die schon bei der Vitakustik GmbH eingesetzten Tools zur Prozessoptimierung bzw. für das Konzernreporting eingesetzt werden.

 

Passive Rechnungsabgrenzung Vitakustik

Problemstellung:

Für die Ermittlung der passiven Rechnungsabgrenzung wurden mehrere Microsoft-Excel-Tabellen geführt. Monatlich mussten die Formeln angepasst und die Buchungen für die Zuführung bzw. den Verbrauch manuell im Buchhaltungsprogramm erfasst werden. Bei ca. 60 Filialen entstanden 360 Buchungen die am 1. Arbeitstag für das Umsatzreporting durchgeführt werden mussten.

Lösung:

Die Microsoft-Excel-Tabellen wurden derart umgestaltet, dass monatlich keine Formeln geändert werden mussten. Zusätzlich wurde eine Funktion eingebaut, die eine Übergabe der Buchungen an Microsoft Navision ermöglicht hat.

 Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Zeitersparnis von 80% der Bearbeitungszeit – 6 Std. mtl., Erfassungsfehler mit dem daraus resultierenden Suchaufwand werden vermieden. Bei 180 Filialen wäre der Fast Close für das Umsatzreporting am 1. Arbeitstag nicht mehr möglich gewesen.

Kommissionslisten

Problemstellung:

Die meisten Lieferanten haben die Ware als Kommissionsware geliefert. Nach einer bestimmten Frist musste die Ware bezahlt werden, wenn diese nicht zurückgesendet wurde. Die ERP-Software hat eine Liste der zur Rücksendung fälligen Ware zur Verfügung gestellt. Diese Liste konnte als Gesamtliste oder einzeln pro Filiale aus dem ERP-System abgerufen werden. Die Zerlegung der Gesamtliste in einzelne Dateien bzw. der Abruf je Filiale waren sehr zeitaufwendig (1 MT/mtl. bei 60 Filialen).

Lösung:

Mit einer Microsoft-Access-Anwendung (Store-Manager) wurde die Gesamtauswertung aus dem Amparex-ERP-System in einzelne Dateien aufgeteilt und automatisiert per Mail mittels Microsoft-Outlook an die Filialen versendet.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Der Aufwand von 1 MT/mtl. wurde auf 10 Min./mtl. reduziert

Rechnungsprüfung

Problemstellung:

Im ERP-System können Rechnungen für die Rechnungsprüfung eingelesen werden. Die Lieferanten verkaufen nun auch Pakete mit 10 Geräten zum Sonderpreis, die in der gelieferten CSV-Datei für die Rechnungsprüfung in einer Zeile ausgegeben werden. Das ERP-System kann aber nur eine Seriennummer je Zeile verarbeiten. Die Mitarbeiterin musste die CSV-Datei manuell anpassen und war damit 4 MT im Monat beschäftigt. Weder die Lieferanten noch der Hersteller der ERP-Software wollten kurzfristig das Problem lösen.

Lösung:

Es wurde eine Excel-Anwendung erstellt, die die Daten einliest, die Zeilen für Pakete in Einzelzeilen umwandelt und den Paketpreis auf die einzelnen Positionen verteilt hat.

Aufgabe:

Konzeption und Realiserung

Vorteil:

Zeitersparnis von  100% der Bearbeitungszeit – 4 MT mtl.

Reisekosten

Problemstellung:

Durch die Mitarbeiter wurde ein Excel-Formular für die Reisekostenabrechnung ausgefüllt, ausgedruckt und mit den Belegen an die Zentrale gesandt. Dort wurden die Unterlagen geprüft, gebucht und bezahlt. Die Buchung erfolgte auf unterschiedliche Konten mit dem jeweiligen Steuersatz. Eine Portallösung war nicht möglich.

Lösung:

Es wurde ein neues Excel-Formular entwickelt, in dem eine Belegart, der Steuersatz und die Zahlungsart für den Beleg mit eingetragen werden. Der Mitarbeiter druckt nur das Deckblatt mit den zusammengefassten Werten aus und sendet es unterschrieben mit den Belegen an die Zentrale. Zusätzlich schickt er das Excel-Formular per Mail an die Zentrale. In der Zentrale wird nach Prüfung der Belege die Excel-Tabelle in einem speziellen Ordner auf dem Server abgespeichert. Alle in diesem Ordner stehenden Excel-Tabellen werden automatisiert in Microsoft-Navision verbucht.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Einsparung von 50% der Bearbeitungszeit – 1 MT/mtl.