Rückübertragen offenen Posten

Problemstellung:

In Microsoft Navision ERP war eine Schnittstelle für die Rückübertragung der offenen Posten in Amparex ERP vorhanden. In Oracle JD Edwards war bisher keine Schnittstellt vorhanden. Die Filialen sollten aber weiterhin die Möglichkeit haben die unbezahlten Rechnungen im Amparex ERP zu sehen.

Lösung:

Mit einer Microsoft-Access-Anwendung werden die offenen Posten aus Oracle JD Edwards ermittelt und eine Import-Datei für Amparex ERP zur Verfügung gestellt. Zusätzlich wurden eine Funktion implementiert, die die offenen Posten mit Saldo 0 ermittelt und die Daten für den automatisierten OP-Ausgleich zur Verfügung stellt.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Zusätzlich zur Ermittlung der offenen Posten können OP’s mit Saldo 0 automatisiert ausgeglichen werden.

Store-Manager

Problemstellung:

Es gab viele Microsoft-Excel-Tabellen in denen die unterschiedlichsten Informationen zu den Filialen verwaltet wurden. Die Filialliste, die Liste mit den Mitverträgen, die Liste mit den Telefonverträgen, die Liste mit den Reinigungsverträgen und noch viele mehr.

Lösung:

Erstellung der Anwendung Store-Manager. Als Frontend wurde Microsoft-Access verwendet, im Hintergrund wurden die Daten in einer MySQL-Datenbank gespeichert.  Umgesetzt bzw. vorbereitet waren folgende Funktionen:

  • Rechteverwaltung (Benutzer, Benutzergruppen)
  • Filialinformationen (Adresse, Filialleiter, Kostenstellen, Filialkette)
  • Mitarbeiterkapazitäten (in Vorbereitung)
  • Versand Bankkarte
  • Kommissionslisten
  • Vertragsverwaltung (in Vorbereitung)

Je nach Information war diese mit einer Gültigkeit (von-bis) versehen damit auch der Zugriff auf historische Daten vorhanden ist bzw. schon bekannte Daten für die Zukunft erfasst werden können.

Im Rahmen der Verlegung der Verwaltung wurde 2017 die Weiterentwicklung eingestellt.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Alle Informationen an einem Platz. Der Versand der Bankkarten sowie der Kommissionslisten wurde erheblich vereinfacht.

 

 

Verschmelzung Fiebing Hörtechnik GmbH

Problemstellung:

Als Buchhaltungsystem für die Fiebing Hörtechnik GmbH und die Vitakustik GmbH wurde Microsoft Navision eingesetzt. Die Fiebing Hörtechnik GmbH hatte bis zur Verschmelzung eigene Mitarbeiter im Rechnungswesen. Für die beiden Unternehmen gab es unterschiedliche Mandanten die zusammengeführt werden mussten.

Eine Verschmelzung erfolgt i.d.R. immer rückwirkend, da für die Eintragung im Handelsregister eine Bilanz des zu übernehmenden Unternehmen vorgelegt werden muss. Dies kann u.U. mehrere Monate dauern.

  • Alle Prozesse aus dem Rechnungswesen sollten übernommen werden
  • Es sollten nicht alle Buchungen nachgebucht werden, besonders die schon ausgeglichenen offenen Posten
  • Inter-Company-Themen müssen berücksichtigt werden (Forderungen, Verbindlichkeiten, Beteiligungen, Kapital)
  • Die Kostenstellenauswertung musste auch rückwirkend im verschmolzenen Mandanten aufrufbar sein
  • Es durften keine Duplikate entstehen (Anlagebuchhaltung)
  • Das Mahnwesen musste weiter funktionieren (Übernahme Mahnstufen der OP’s)
  • Gleich Kreditoren mussten richtig zugeordnet werden obwohl sie unterschiedliche Kreditorennummern hatten
  • Durch die Datenübernahme sollte es keine Beeinträchtigung der operativen Tätigkeiten im Rechnungswesen geben

Lösung:

Mit einer Microsoft-Access-Anwendung wurde eine Lösung zur Verdichtung der Daten (90 %) geschaffen. Dabei wurden auch alle Inter-Company-Themen sowie auch die Änderung von Kontonummern vorgenommen. Die Verschmelzung in der Buchhaltung konnte innerhalb von einem Wochenende durchgeführt werden. Für die Realisierung war kein externer Berater notwendig. Die Prozesse aus dem Rechnungswesen der Fiebing-Hörtechnik GmbH wurden in die Prozesse der Vitakustik GmbH integriert.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Es musste kein Projekt mit einem externen Dienstleister aufgesetzt werden. Die Verschmelzung konnte innerhalb eines Wochenendes abgeschlossen werden und eine Beeinträchtigung des operativen Prozesse im Rechnungswesen wurden vermieden.

 

Verschmelzung Hörgeräte Lorsbach GmbH

Problemstellung:

Als Buchhaltungsystem für die Hörgeräte Lorsbach Köln GmbH und die Vitakustik GmbH wurde Microsoft Navision eingesetzt. Für die beiden Unternehmen gab es unterschiedliche Mandanten die zusammengeführt werden mussten.

Eine Verschmelzung erfolgt i.d.R. immer rückwirkend, da für die Eintragung im Handelsregister eine Bilanz des zu übernehmenden Unternehmen vorgelegt werden muss. Dies kann u.U. mehrere Monate dauern.

  • Es sollten nicht alle Buchungen nachgebucht werden, besonders die schon ausgeglichenen offenen Posten
  • Inter-Company-Themen müssen berücksichtigt werden (Forderungen, Verbindlichkeiten, Beteiligungen, Kapital)
  • Die Kostenstellenauswertung musste auch rückwirkend im verschmolzenen Mandanten aufrufbar sein
  • Es durften keine Duplikate entstehen (Anlagebuchhaltung)
  • Das Mahnwesen musste weiter funktionieren (Übernahme Mahnstufen der OP’s)
  • Gleich Kreditoren mussten richtig zugeordnet werden obwohl sie unterschiedliche Kreditorennummern hatten
  • Durch die Datenübernahme sollte es keine Beeinträchtigung der operativen Tätigkeiten im Rechnungswesen geben

Lösung:

Mit einer Microsoft-Access-Anwendung wurde eine Lösung zur Verdichtung der Daten (90 %) geschaffen. Dabei wurden auch alle Inter-Company-Themen sowie auch die Änderung von Kontonummern vorgenommen. Die Verschmelzung in der Buchhaltung konnte innerhalb von einem Wochenende durchgeführt werden. Für die Realisierung war kein externer Berater notwendig.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Es musste kein Projekt mit einem externen Dienstleister aufgesetzt werden. Die Verschmelzung konnte innerhalb eines Wochenendes abgeschlossen werden und eine Beeinträchtigung des operativen Prozesse im Rechnungswesen wurden vermieden.

 

 

Versand Bankkarten

Problemstellung:

Viele Filialen haben auch viele Bankkarten da regelmäßig das Geld auf die Bank gebracht werden muss. Bisher wurden die Bankkarten je Bank in verschiedenen Excel-Listen verwaltet. Für den Versand an die Filialen musste in einen Brief manuell die Adresse sowie die Daten der Bankkarte eingetragen werden.

Lösung:

Diese Funktion wurde in den Store-Manager eingebaut. Es musste dann nur noch die neue Bankkarte bei der Filiale hinterlegt werden. Durch Knopfdruck wurde in Word ein entsprechendes Versanddokument mittels einer Vorlage erstellt und ausgedruckt werden.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

 Vorteil:

Reduzierung des Zeitlichen Aufwandes von 10 Minuten auf 2 Minuten je Schreiben

Kassenbestand

Problemstellung:

Die Filialen waren angehalten, dass ihr Kassenbestand eine bestimmte Höhe nicht überschreiten soll. Wöchentlich wurden die Bestände überprüft und bei einer Überschreitung wurden die entsprechenden Filialen per eMail dazu aufgefordert wieder zur Bank zu gehen.

Lösung:

Mit einer Access-Anwendung (Store-Manger) wurden die Kassenbestände aus dem Microsoft Navision eingelesen. Sofern der Höchstbestand überschritten wurde erfolgte ein automatisierter Hinweis an die Filiale per eMail.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Reduzierung des zeitlichen Aufwandes von 1 Stunde pro Woche auf 5 Minuten pro Woche

Kommissionslisten

Problemstellung:

Die meisten Lieferanten haben die Ware als Kommissionsware geliefert. Nach einer bestimmten Frist musste die Ware bezahlt werden, wenn diese nicht zurückgesendet wurde. Die ERP-Software hat eine Liste der zur Rücksendung fälligen Ware zur Verfügung gestellt. Diese Liste konnte als Gesamtliste oder einzeln pro Filiale aus dem ERP-System abgerufen werden. Die Zerlegung der Gesamtliste in einzelne Dateien bzw. der Abruf je Filiale waren sehr zeitaufwendig (1 MT/mtl. bei 60 Filialen).

Lösung:

Mit einer Microsoft-Access-Anwendung (Store-Manager) wurde die Gesamtauswertung aus dem Amparex-ERP-System in einzelne Dateien aufgeteilt und automatisiert per Mail mittels Microsoft-Outlook an die Filialen versendet.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Der Aufwand von 1 MT/mtl. wurde auf 10 Min./mtl. reduziert