Einführung s+p Mitarbeiterportal

Problemstellung:

Die Abrechnungen aus der s+p Personalwirtschaft (Sage HR) sowie aus den Modulen s+p Zeitwirtschaft sowie s+p Reisekosten musste ausgedruckt und versandt bzw. übergeben werden. Ferner konnten Mitarbeiter vergessene Buchungen in der s+p Zeitwirtschaft nicht selbst nachtragen.

Lösung:

Einführung des Moduls s+p Mitarbeiterportal.

Aufgabe:

Konzeption, Realisierung

Vorteil:

Sämtliche Abrechnungen konnten durch die Mitarbeiter eingesehen und bei Bedarf ausgedruckt werden. Zusätzlich konnten die Reisekostenabrechnungen direkt erfasst werden. In der Personalabrechnung mussten die Daten nur noch geprüft werden und wurden nach Freigabe mit der Gehaltsabrechnung ausbezahlt.

Einführung s+p Zeitwirtschaft

Problemstellung:

Bei der VR-Marketing GmbH war nur am Standort München ein Zeiterfassungssystem vorhanden. Dieses wurde bei Gründung der VR-Marketing GmbH vom Bayer. Raiffeisen- und Volksbanken Verlag GmbH übernommen. Am Standort Wiesbaden wurde die Zeiten mittels Microsoft-Excel-Tabellen erfasst. Durch die manuelle Erfassung in Microsoft-Excel gab es oft Abweichungen mit Krankheits- und Urlaubstagen. Eine kurzfristige Auswertung der Zeitguthaben war nicht gegeben.

Lösung:

Einführung des Moduls s+p Zeitwirtschaft aus der s+p Personalwirtschaft (Sage HR)
und Installation von netzwerkfähigen Erfassungsterminals an beiden Standorten.

Aufgabe:

Konzeption, Realisierung

Vorteil:

Durch die Fehlzeitenverwaltung in der s+p Personalwirtschaft (Sage HR) wurden Krankheits- und Urlaubstage auch in der s+p Zeitwirtschaft berücksichtigt. Auswertung über den aktuellen Stand der Zeitguthaben war jederzeit möglich.

 

Einführung s+p Reisekosten

Problemstellung:

Die Reisekostenabrechnungen wurden über Microsoft Excel erstellt, ausgedruckt und zusammen mit den Belegen an die Personalabrechnung übergeben. Hier mussten die Abrechnungen geprüft, nachgerechnet und manuell verbucht und bezahlt werden.

Lösung:

Einführung des Moduls s+p Reisekosten aus der s+p Personalwirtschaft (Sage HR).

Aufgabe:

Konzeption, Realisierung

Vorteil:

Nach der Erfassung der Abrechnungsdaten bei der die Daten vom System geprüft wurden erfolgte die Auszahlung mit der nächsten Gehaltsabrechnung. Reisekostenvorschüsse müssen nicht mehr manuell verwaltet werden.

Systemwechsel PAISY -> s+p Personalwirtschaft (Sage HR)

Problemstellung:

Bei der VR-Marketing GmbH wurde wie schon beim Bayer. Raiffeisen- und Volksbanken Verlag GmbH die Personalabrechnung mit PAISY über ein externes Rechenzentrum abgewickelt. Problematisch war immer, dass das Rechenzentrum auf Banken spezialisiert war und die Belange der VR-Marketing GmbH nur unzureichend berücksichtigt wurden. Die Abrechnungslisten wurden nur in Papierform geliefert wodurch die Verbuchung auf Konten und Kostenstellen manuell erfolgen musste.

Lösung:

Nach Prüfung mehrerer System hat man sich für die s+p Personalwirtschaft entschieden, da hier schon eine Schnittstelle für das eingesetzte Buchhaltungssystem SYSKA SQL Rewe bestand. Die Umstellung erfolgte zum Geschäftsjahresende.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Einsparung von mehreren Stunden im Monat für die Erfassung der Buchungen. Das System war erweiterbar (z.B. Reisekosten, Mitarbeiterportal, Zeitwirtschaft) und man war flexibler im Abrechnungslauf.

Rückübertragen offenen Posten

Problemstellung:

In Microsoft Navision ERP war eine Schnittstelle für die Rückübertragung der offenen Posten in Amparex ERP vorhanden. In Oracle JD Edwards war bisher keine Schnittstellt vorhanden. Die Filialen sollten aber weiterhin die Möglichkeit haben die unbezahlten Rechnungen im Amparex ERP zu sehen.

Lösung:

Mit einer Microsoft-Access-Anwendung werden die offenen Posten aus Oracle JD Edwards ermittelt und eine Import-Datei für Amparex ERP zur Verfügung gestellt. Zusätzlich wurden eine Funktion implementiert, die die offenen Posten mit Saldo 0 ermittelt und die Daten für den automatisierten OP-Ausgleich zur Verfügung stellt.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Zusätzlich zur Ermittlung der offenen Posten können OP’s mit Saldo 0 automatisiert ausgeglichen werden.

Systemwechsel Navision->JD Edwards Vitakustik

Problemstellung:

Die neue Zentrale in Dortmund verwendet im Rechnungswesen Oracle JD Edwards. Die Umstellung sollte rückwirkend für das gesamte Geschäftsjahr erfolgen.

Lösung:

Export der Daten aus Microsoft-Navision-ERP und Verdichtung der Buchungen nach Konto und Kostenstelle mit Microsoft-Access. Ferner wurden die Daten auf den neuen Kontenplan bzw. die neuen Kostenstellen umgesetzt. Für die Übergabe des Anlagevermögens wurde eine Import-Datei aufbereitet. Die bestehenden Lösungen für die Passive Rechnungsabgrenzung wurden mit einer Exportfunktion für Oracle JD Edwards versehen.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

 

Infrastruktur 2 Standorte

Problemstellung:

Die als wurde als Kooperation VR-Marketing GmbH, und der BRVG Bayerische Raiffeisen- und Volksbanken-Verlag GmbH und dem DG-Verlag e.G. als Hauptanteilseigner gegründet. Von beiden Unternehmen wurden Personal und Kunden mit eingebracht. Dadurch entstanden zwei Standorte(München/Wiesbaden) für die eine entsprechende IT-Infrastruktur bereitgestellt werden musste. Hierbei musste berücksichtigt werden, dass an beiden Standorten MAC-Grafik-Arbeitsplätze eingerichtet werden die ein erhebliches Datenvolumen erzeugen.

Lösung:

Aufbau einer Standortvernetzung mit SDSL welches als VPN betrieben wurde. Es wurden 2 Leitungen über unterschiedliche Provider eingesetzt um die Betriebssicherheit zu erhöhen und den Datenverkehr priorisieren zu können.

Alle kaufmännischen Prozesse (Office-Produkte, Rechnungswesen etc.) wurden über einen Terminalserver in München abgewickelt. Die Grafischen Arbeitsplätze wurden lokal betrieben und konnten am jeweiligen Standort auf einen lokalen Server für die Datenspeicherung zugreifen.

Aufgabe:

Konzeption, Realisierung, Steuerung der externen Dienstleister

Vorteil:

Durch die Bündelung der kaufmännischen Prozesse mittels Terminalserver am Standort München waren die Anwendungen äußerst effektiv. Ein hohes Datenvolumen auf der Standleitung und den damit verbundenen Wartezeiten durch Datenbankabfragen oder durch das laden/speichern von großen Dokumenten konnte vermieden werden.

 

 

Store-Manager

Problemstellung:

Es gab viele Microsoft-Excel-Tabellen in denen die unterschiedlichsten Informationen zu den Filialen verwaltet wurden. Die Filialliste, die Liste mit den Mitverträgen, die Liste mit den Telefonverträgen, die Liste mit den Reinigungsverträgen und noch viele mehr.

Lösung:

Erstellung der Anwendung Store-Manager. Als Frontend wurde Microsoft-Access verwendet, im Hintergrund wurden die Daten in einer MySQL-Datenbank gespeichert.  Umgesetzt bzw. vorbereitet waren folgende Funktionen:

  • Rechteverwaltung (Benutzer, Benutzergruppen)
  • Filialinformationen (Adresse, Filialleiter, Kostenstellen, Filialkette)
  • Mitarbeiterkapazitäten (in Vorbereitung)
  • Versand Bankkarte
  • Kommissionslisten
  • Vertragsverwaltung (in Vorbereitung)

Je nach Information war diese mit einer Gültigkeit (von-bis) versehen damit auch der Zugriff auf historische Daten vorhanden ist bzw. schon bekannte Daten für die Zukunft erfasst werden können.

Im Rahmen der Verlegung der Verwaltung wurde 2017 die Weiterentwicklung eingestellt.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Alle Informationen an einem Platz. Der Versand der Bankkarten sowie der Kommissionslisten wurde erheblich vereinfacht.

 

 

Systemwechsel Addision->Navision

Problemstellung:

Zur Harmonisierung innerhalb der Ungernehmensgruppe wurde beschlossen, bei der Lindacher Akustik GmbH das vorhandene Buchhaltungssystem Addisson durch Microsoft Navision abzulösen.

Lösung:

Es wurde ein Projekt für die Umstellung von Addisson auf Microsoft Navision  aufgesetzt. Ein externer Dienstleister wurde mit der Basiseinrichtung, der Grundschulung für die Mitarbeiter und dem Datenimport beauftragt.

Aufgabe:

Unterstützung bei der Vorbereitung der Importdateien, Übernahme der Bilanzdaten und des Anlagevermögens, Sicherstellung der Schnittstellenkonfiguration zwischen Amparex und Microsoft Navision sowie Unterstützung bei Anwendungsproblemen. Zusätzlich mussten für Addisson erstellte Tools zur Prozessoptimierung mit einer Schnittstelle für Microsoft Navision ausgestattet werden.

Vorteil:

Mit der Einführung von Microsoft Navision wurde auch der Unternehmenskontenrahmen eingeführt. Zusätzlich konnten die schon bei der Vitakustik GmbH eingesetzten Tools zur Prozessoptimierung bzw. für das Konzernreporting eingesetzt werden.

 

Verschmelzung Fiebing Hörtechnik GmbH

Problemstellung:

Als Buchhaltungsystem für die Fiebing Hörtechnik GmbH und die Vitakustik GmbH wurde Microsoft Navision eingesetzt. Die Fiebing Hörtechnik GmbH hatte bis zur Verschmelzung eigene Mitarbeiter im Rechnungswesen. Für die beiden Unternehmen gab es unterschiedliche Mandanten die zusammengeführt werden mussten.

Eine Verschmelzung erfolgt i.d.R. immer rückwirkend, da für die Eintragung im Handelsregister eine Bilanz des zu übernehmenden Unternehmen vorgelegt werden muss. Dies kann u.U. mehrere Monate dauern.

  • Alle Prozesse aus dem Rechnungswesen sollten übernommen werden
  • Es sollten nicht alle Buchungen nachgebucht werden, besonders die schon ausgeglichenen offenen Posten
  • Inter-Company-Themen müssen berücksichtigt werden (Forderungen, Verbindlichkeiten, Beteiligungen, Kapital)
  • Die Kostenstellenauswertung musste auch rückwirkend im verschmolzenen Mandanten aufrufbar sein
  • Es durften keine Duplikate entstehen (Anlagebuchhaltung)
  • Das Mahnwesen musste weiter funktionieren (Übernahme Mahnstufen der OP’s)
  • Gleich Kreditoren mussten richtig zugeordnet werden obwohl sie unterschiedliche Kreditorennummern hatten
  • Durch die Datenübernahme sollte es keine Beeinträchtigung der operativen Tätigkeiten im Rechnungswesen geben

Lösung:

Mit einer Microsoft-Access-Anwendung wurde eine Lösung zur Verdichtung der Daten (90 %) geschaffen. Dabei wurden auch alle Inter-Company-Themen sowie auch die Änderung von Kontonummern vorgenommen. Die Verschmelzung in der Buchhaltung konnte innerhalb von einem Wochenende durchgeführt werden. Für die Realisierung war kein externer Berater notwendig. Die Prozesse aus dem Rechnungswesen der Fiebing-Hörtechnik GmbH wurden in die Prozesse der Vitakustik GmbH integriert.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Es musste kein Projekt mit einem externen Dienstleister aufgesetzt werden. Die Verschmelzung konnte innerhalb eines Wochenendes abgeschlossen werden und eine Beeinträchtigung des operativen Prozesse im Rechnungswesen wurden vermieden.