Systemwechsel Navision->JD Edwards Vitakustik

Problemstellung:

Die neue Zentrale in Dortmund verwendet im Rechnungswesen Oracle JD Edwards. Die Umstellung sollte rückwirkend für das gesamte Geschäftsjahr erfolgen.

Lösung:

Export der Daten aus Microsoft-Navision-ERP und Verdichtung der Buchungen nach Konto und Kostenstelle mit Microsoft-Access. Ferner wurden die Daten auf den neuen Kontenplan bzw. die neuen Kostenstellen umgesetzt. Für die Übergabe des Anlagevermögens wurde eine Import-Datei aufbereitet. Die bestehenden Lösungen für die Passive Rechnungsabgrenzung wurden mit einer Exportfunktion für Oracle JD Edwards versehen.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

 

Systemwechsel Addision->Navision

Problemstellung:

Zur Harmonisierung innerhalb der Ungernehmensgruppe wurde beschlossen, bei der Lindacher Akustik GmbH das vorhandene Buchhaltungssystem Addisson durch Microsoft Navision abzulösen.

Lösung:

Es wurde ein Projekt für die Umstellung von Addisson auf Microsoft Navision  aufgesetzt. Ein externer Dienstleister wurde mit der Basiseinrichtung, der Grundschulung für die Mitarbeiter und dem Datenimport beauftragt.

Aufgabe:

Unterstützung bei der Vorbereitung der Importdateien, Übernahme der Bilanzdaten und des Anlagevermögens, Sicherstellung der Schnittstellenkonfiguration zwischen Amparex und Microsoft Navision sowie Unterstützung bei Anwendungsproblemen. Zusätzlich mussten für Addisson erstellte Tools zur Prozessoptimierung mit einer Schnittstelle für Microsoft Navision ausgestattet werden.

Vorteil:

Mit der Einführung von Microsoft Navision wurde auch der Unternehmenskontenrahmen eingeführt. Zusätzlich konnten die schon bei der Vitakustik GmbH eingesetzten Tools zur Prozessoptimierung bzw. für das Konzernreporting eingesetzt werden.

 

Verschmelzung Fiebing Hörtechnik GmbH

Problemstellung:

Als Buchhaltungsystem für die Fiebing Hörtechnik GmbH und die Vitakustik GmbH wurde Microsoft Navision eingesetzt. Die Fiebing Hörtechnik GmbH hatte bis zur Verschmelzung eigene Mitarbeiter im Rechnungswesen. Für die beiden Unternehmen gab es unterschiedliche Mandanten die zusammengeführt werden mussten.

Eine Verschmelzung erfolgt i.d.R. immer rückwirkend, da für die Eintragung im Handelsregister eine Bilanz des zu übernehmenden Unternehmen vorgelegt werden muss. Dies kann u.U. mehrere Monate dauern.

  • Alle Prozesse aus dem Rechnungswesen sollten übernommen werden
  • Es sollten nicht alle Buchungen nachgebucht werden, besonders die schon ausgeglichenen offenen Posten
  • Inter-Company-Themen müssen berücksichtigt werden (Forderungen, Verbindlichkeiten, Beteiligungen, Kapital)
  • Die Kostenstellenauswertung musste auch rückwirkend im verschmolzenen Mandanten aufrufbar sein
  • Es durften keine Duplikate entstehen (Anlagebuchhaltung)
  • Das Mahnwesen musste weiter funktionieren (Übernahme Mahnstufen der OP’s)
  • Gleich Kreditoren mussten richtig zugeordnet werden obwohl sie unterschiedliche Kreditorennummern hatten
  • Durch die Datenübernahme sollte es keine Beeinträchtigung der operativen Tätigkeiten im Rechnungswesen geben

Lösung:

Mit einer Microsoft-Access-Anwendung wurde eine Lösung zur Verdichtung der Daten (90 %) geschaffen. Dabei wurden auch alle Inter-Company-Themen sowie auch die Änderung von Kontonummern vorgenommen. Die Verschmelzung in der Buchhaltung konnte innerhalb von einem Wochenende durchgeführt werden. Für die Realisierung war kein externer Berater notwendig. Die Prozesse aus dem Rechnungswesen der Fiebing-Hörtechnik GmbH wurden in die Prozesse der Vitakustik GmbH integriert.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Es musste kein Projekt mit einem externen Dienstleister aufgesetzt werden. Die Verschmelzung konnte innerhalb eines Wochenendes abgeschlossen werden und eine Beeinträchtigung des operativen Prozesse im Rechnungswesen wurden vermieden.

 

Verschmelzung Hörgeräte Lorsbach GmbH

Problemstellung:

Als Buchhaltungsystem für die Hörgeräte Lorsbach Köln GmbH und die Vitakustik GmbH wurde Microsoft Navision eingesetzt. Für die beiden Unternehmen gab es unterschiedliche Mandanten die zusammengeführt werden mussten.

Eine Verschmelzung erfolgt i.d.R. immer rückwirkend, da für die Eintragung im Handelsregister eine Bilanz des zu übernehmenden Unternehmen vorgelegt werden muss. Dies kann u.U. mehrere Monate dauern.

  • Es sollten nicht alle Buchungen nachgebucht werden, besonders die schon ausgeglichenen offenen Posten
  • Inter-Company-Themen müssen berücksichtigt werden (Forderungen, Verbindlichkeiten, Beteiligungen, Kapital)
  • Die Kostenstellenauswertung musste auch rückwirkend im verschmolzenen Mandanten aufrufbar sein
  • Es durften keine Duplikate entstehen (Anlagebuchhaltung)
  • Das Mahnwesen musste weiter funktionieren (Übernahme Mahnstufen der OP’s)
  • Gleich Kreditoren mussten richtig zugeordnet werden obwohl sie unterschiedliche Kreditorennummern hatten
  • Durch die Datenübernahme sollte es keine Beeinträchtigung der operativen Tätigkeiten im Rechnungswesen geben

Lösung:

Mit einer Microsoft-Access-Anwendung wurde eine Lösung zur Verdichtung der Daten (90 %) geschaffen. Dabei wurden auch alle Inter-Company-Themen sowie auch die Änderung von Kontonummern vorgenommen. Die Verschmelzung in der Buchhaltung konnte innerhalb von einem Wochenende durchgeführt werden. Für die Realisierung war kein externer Berater notwendig.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Es musste kein Projekt mit einem externen Dienstleister aufgesetzt werden. Die Verschmelzung konnte innerhalb eines Wochenendes abgeschlossen werden und eine Beeinträchtigung des operativen Prozesse im Rechnungswesen wurden vermieden.

 

 

Amparex-Integration

Problemstellung:

Die Fiebing Hörtechnik GmbH und die Lindacher Akustik GmbH hatten wie auch die Vitakustik GmbH die ERP-Software Amparex im Einsatz. Diese liefen in unterschiedlichen Datenbanken und mussten in die Datenbank der Vitakustik GmbH integriert werden.

Nachdem beim Import bei Amparex aus anderen Datenbanken die Kunden fortlaufend neu nummeriert werden, musste für die Rückübertragung der offenen Posten aus der Microsoft Navision in die ERP-Software eine Lösung gefunden werden. Ein Änderung der Debitoren durch einen Import mit RapidStart in Mircosoft Navision war nicht möglich, da die Debitorennummer hier der Primärschlüssel in der Datenbank ist.

Lösung:

Es wurde eine Übersetzungstabelle (alte Debitorennummer->neue Debitorennummer) erstellt und mit einer Anwendungsfernsteuerung die Änderung der Debitorennummer in Microsoft Navision durchgeführt.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Die Änderung der Debitorennummer erfolgte automatisiert, eine manuelle und dadurch fehleranfällige Erfassung durch Mitarbeiter konnte vermieden werden.

Ablage Kreditoren

Problemstellung:

Nach der Freigabe der Rechnungen wurden diese im Buchhaltungsprogramm gebucht und im Zahlungsorder A-Z abgelegt. Beim Zahlungslauf wurden die Belege nach der Kreditorennummer benötigt. Nach der Durchführung der Zahlung wurden die Belege in den Kreditorenordnern wiederum nach A-Z abgelegt.

Lösung:

Die Rechnungen wurden nach der Buchung im Zahlungsordner nach der Kreditorennummer abgelegt. Die Belege mussten somit nur noch einmal sortiert werden. Für die Ablage nach der Zahlung wurde auch noch eine Vereinfachung eingeführt.

Aufgabe:

Konzeption und viel Überzeugungsarbeit bei den Mitarbeitern

Vorteil:

Einsparung von 66 % der Sortierzeiten und eine sehr einfache Endablage.

 

Passive Rechnungsabgrenzung Vitakustik

Problemstellung:

Für die Ermittlung der passiven Rechnungsabgrenzung wurden mehrere Microsoft-Excel-Tabellen geführt. Monatlich mussten die Formeln angepasst und die Buchungen für die Zuführung bzw. den Verbrauch manuell im Buchhaltungsprogramm erfasst werden. Bei ca. 60 Filialen entstanden 360 Buchungen die am 1. Arbeitstag für das Umsatzreporting durchgeführt werden mussten.

Lösung:

Die Microsoft-Excel-Tabellen wurden derart umgestaltet, dass monatlich keine Formeln geändert werden mussten. Zusätzlich wurde eine Funktion eingebaut, die eine Übergabe der Buchungen an Microsoft Navision ermöglicht hat.

 Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Zeitersparnis von 80% der Bearbeitungszeit – 6 Std. mtl., Erfassungsfehler mit dem daraus resultierenden Suchaufwand werden vermieden. Bei 180 Filialen wäre der Fast Close für das Umsatzreporting am 1. Arbeitstag nicht mehr möglich gewesen.

Versand Bankkarten

Problemstellung:

Viele Filialen haben auch viele Bankkarten da regelmäßig das Geld auf die Bank gebracht werden muss. Bisher wurden die Bankkarten je Bank in verschiedenen Excel-Listen verwaltet. Für den Versand an die Filialen musste in einen Brief manuell die Adresse sowie die Daten der Bankkarte eingetragen werden.

Lösung:

Diese Funktion wurde in den Store-Manager eingebaut. Es musste dann nur noch die neue Bankkarte bei der Filiale hinterlegt werden. Durch Knopfdruck wurde in Word ein entsprechendes Versanddokument mittels einer Vorlage erstellt und ausgedruckt werden.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

 Vorteil:

Reduzierung des Zeitlichen Aufwandes von 10 Minuten auf 2 Minuten je Schreiben

Kassenbestand

Problemstellung:

Die Filialen waren angehalten, dass ihr Kassenbestand eine bestimmte Höhe nicht überschreiten soll. Wöchentlich wurden die Bestände überprüft und bei einer Überschreitung wurden die entsprechenden Filialen per eMail dazu aufgefordert wieder zur Bank zu gehen.

Lösung:

Mit einer Access-Anwendung (Store-Manger) wurden die Kassenbestände aus dem Microsoft Navision eingelesen. Sofern der Höchstbestand überschritten wurde erfolgte ein automatisierter Hinweis an die Filiale per eMail.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Reduzierung des zeitlichen Aufwandes von 1 Stunde pro Woche auf 5 Minuten pro Woche

Kommissionslisten

Problemstellung:

Die meisten Lieferanten haben die Ware als Kommissionsware geliefert. Nach einer bestimmten Frist musste die Ware bezahlt werden, wenn diese nicht zurückgesendet wurde. Die ERP-Software hat eine Liste der zur Rücksendung fälligen Ware zur Verfügung gestellt. Diese Liste konnte als Gesamtliste oder einzeln pro Filiale aus dem ERP-System abgerufen werden. Die Zerlegung der Gesamtliste in einzelne Dateien bzw. der Abruf je Filiale waren sehr zeitaufwendig (1 MT/mtl. bei 60 Filialen).

Lösung:

Mit einer Microsoft-Access-Anwendung (Store-Manager) wurde die Gesamtauswertung aus dem Amparex-ERP-System in einzelne Dateien aufgeteilt und automatisiert per Mail mittels Microsoft-Outlook an die Filialen versendet.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Der Aufwand von 1 MT/mtl. wurde auf 10 Min./mtl. reduziert