Archiv für den Monat: Februar 2019

Amparex-Integration

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Problemstellung:

Die Fiebing Hörtechnik GmbH und die Lindacher Akustik GmbH hatten wie auch die Vitakustik GmbH die ERP-Software Amparex im Einsatz. Diese liefen in unterschiedlichen Datenbanken und mussten in die Datenbank der Vitakustik GmbH integriert werden.

Nachdem beim Import bei Amparex aus anderen Datenbanken die Kunden fortlaufend neu nummeriert werden, musste für die Rückübertragung der offenen Posten aus der Microsoft Navision in die ERP-Software eine Lösung gefunden werden. Ein Änderung der Debitoren durch einen Import mit RapidStart in Mircosoft Navision war nicht möglich, da die Debitorennummer hier der Primärschlüssel in der Datenbank ist.

Lösung:

Es wurde eine Übersetzungstabelle (alte Debitorennummer->neue Debitorennummer) erstellt und mit einer Anwendungsfernsteuerung die Änderung der Debitorennummer in Microsoft Navision durchgeführt.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Die Änderung der Debitorennummer erfolgte automatisiert, eine manuelle und dadurch fehleranfällige Erfassung durch Mitarbeiter konnte vermieden werden.

Ablage Kreditoren

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Problemstellung:

Nach der Freigabe der Rechnungen wurden diese im Buchhaltungsprogramm gebucht und im Zahlungsorder A-Z abgelegt. Beim Zahlungslauf wurden die Belege nach der Kreditorennummer benötigt. Nach der Durchführung der Zahlung wurden die Belege in den Kreditorenordnern wiederum nach A-Z abgelegt.

Lösung:

Die Rechnungen wurden nach der Buchung im Zahlungsordner nach der Kreditorennummer abgelegt. Die Belege mussten somit nur noch einmal sortiert werden. Für die Ablage nach der Zahlung wurde auch noch eine Vereinfachung eingeführt.

Aufgabe:

Konzeption und viel Überzeugungsarbeit bei den Mitarbeitern

Vorteil:

Einsparung von 66 % der Sortierzeiten und eine sehr einfache Endablage.

 

Passive Rechnungsabgrenzung Vitakustik

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Problemstellung:

Für die Ermittlung der passiven Rechnungsabgrenzung wurden mehrere Microsoft-Excel-Tabellen geführt. Monatlich mussten die Formeln angepasst und die Buchungen für die Zuführung bzw. den Verbrauch manuell im Buchhaltungsprogramm erfasst werden. Bei ca. 60 Filialen entstanden 360 Buchungen die am 1. Arbeitstag für das Umsatzreporting durchgeführt werden mussten.

Lösung:

Die Microsoft-Excel-Tabellen wurden derart umgestaltet, dass monatlich keine Formeln geändert werden mussten. Zusätzlich wurde eine Funktion eingebaut, die eine Übergabe der Buchungen an Microsoft Navision ermöglicht hat.

 Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Zeitersparnis von 80% der Bearbeitungszeit – 6 Std. mtl., Erfassungsfehler mit dem daraus resultierenden Suchaufwand werden vermieden. Bei 180 Filialen wäre der Fast Close für das Umsatzreporting am 1. Arbeitstag nicht mehr möglich gewesen.

Versand Bankkarten

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Problemstellung:

Viele Filialen haben auch viele Bankkarten da regelmäßig das Geld auf die Bank gebracht werden muss. Bisher wurden die Bankkarten je Bank in verschiedenen Excel-Listen verwaltet. Für den Versand an die Filialen musste in einen Brief manuell die Adresse sowie die Daten der Bankkarte eingetragen werden.

Lösung:

Diese Funktion wurde in den Store-Manager eingebaut. Es musste dann nur noch die neue Bankkarte bei der Filiale hinterlegt werden. Durch Knopfdruck wurde in Word ein entsprechendes Versanddokument mittels einer Vorlage erstellt und ausgedruckt werden.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

 Vorteil:

Reduzierung des Zeitlichen Aufwandes von 10 Minuten auf 2 Minuten je Schreiben

Kassenbestand

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Problemstellung:

Die Filialen waren angehalten, dass ihr Kassenbestand eine bestimmte Höhe nicht überschreiten soll. Wöchentlich wurden die Bestände überprüft und bei einer Überschreitung wurden die entsprechenden Filialen per eMail dazu aufgefordert wieder zur Bank zu gehen.

Lösung:

Mit einer Access-Anwendung (Store-Manger) wurden die Kassenbestände aus dem Microsoft Navision eingelesen. Sofern der Höchstbestand überschritten wurde erfolgte ein automatisierter Hinweis an die Filiale per eMail.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Reduzierung des zeitlichen Aufwandes von 1 Stunde pro Woche auf 5 Minuten pro Woche

Kommissionslisten

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Problemstellung:

Die meisten Lieferanten haben die Ware als Kommissionsware geliefert. Nach einer bestimmten Frist musste die Ware bezahlt werden, wenn diese nicht zurückgesendet wurde. Die ERP-Software hat eine Liste der zur Rücksendung fälligen Ware zur Verfügung gestellt. Diese Liste konnte als Gesamtliste oder einzeln pro Filiale aus dem ERP-System abgerufen werden. Die Zerlegung der Gesamtliste in einzelne Dateien bzw. der Abruf je Filiale waren sehr zeitaufwendig (1 MT/mtl. bei 60 Filialen).

Lösung:

Mit einer Microsoft-Access-Anwendung (Store-Manager) wurde die Gesamtauswertung aus dem Amparex-ERP-System in einzelne Dateien aufgeteilt und automatisiert per Mail mittels Microsoft-Outlook an die Filialen versendet.

Aufgabe:

Konzeption und Realisation

Vorteil:

Der Aufwand von 1 MT/mtl. wurde auf 10 Min./mtl. reduziert

Rechnungsprüfung

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Problemstellung:

Im ERP-System können Rechnungen für die Rechnungsprüfung eingelesen werden. Die Lieferanten verkaufen nun auch Pakete mit 10 Geräten zum Sonderpreis, die in der gelieferten CSV-Datei für die Rechnungsprüfung in einer Zeile ausgegeben werden. Das ERP-System kann aber nur eine Seriennummer je Zeile verarbeiten. Die Mitarbeiterin musste die CSV-Datei manuell anpassen und war damit 4 MT im Monat beschäftigt. Weder die Lieferanten noch der Hersteller der ERP-Software wollten kurzfristig das Problem lösen.

Lösung:

Es wurde eine Excel-Anwendung erstellt, die die Daten einliest, die Zeilen für Pakete in Einzelzeilen umwandelt und den Paketpreis auf die einzelnen Positionen verteilt hat.

Aufgabe:

Konzeption und Realiserung

Vorteil:

Zeitersparnis von  100% der Bearbeitungszeit – 4 MT mtl.

Reisekosten

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Problemstellung:

Durch die Mitarbeiter wurde ein Excel-Formular für die Reisekostenabrechnung ausgefüllt, ausgedruckt und mit den Belegen an die Zentrale gesandt. Dort wurden die Unterlagen geprüft, gebucht und bezahlt. Die Buchung erfolgte auf unterschiedliche Konten mit dem jeweiligen Steuersatz. Eine Portallösung war nicht möglich.

Lösung:

Es wurde ein neues Excel-Formular entwickelt, in dem eine Belegart, der Steuersatz und die Zahlungsart für den Beleg mit eingetragen werden. Der Mitarbeiter druckt nur das Deckblatt mit den zusammengefassten Werten aus und sendet es unterschrieben mit den Belegen an die Zentrale. Zusätzlich schickt er das Excel-Formular per Mail an die Zentrale. In der Zentrale wird nach Prüfung der Belege die Excel-Tabelle in einem speziellen Ordner auf dem Server abgespeichert. Alle in diesem Ordner stehenden Excel-Tabellen werden automatisiert in Microsoft-Navision verbucht.

Aufgabe:

Konzeption und Realisierung

Vorteil:

Einsparung von 50% der Bearbeitungszeit – 1 MT/mtl.